É consenso. Todos nós reclamamos que não conseguimos dar conta dos e-mails e que é difícil gerir tantas tarefas que estes demandam, mas mesmo assim continuamos cometendo os mesmos erros que aumentam essa dificuldade.
E como se não bastasse a praga do SPAM atrapalhando o nosso dia-à-dia, temos também os clientes, vizinhos, chefes, sogras, gerentes, primos, enfim, o mundo todo faz com que usar e-mail se torne um grande problema na produção de demandas. Eu particularmente ando de saco cheio disso tudo e resolvi falar sobre o assunto sem meias-palavras por aqui e espero que isso ajude também a você leitor.
Nem vou levar em consideração o fato que muita gente ainda usar softwares como Outlook Express e afins. Isso é da época em que usar Internet era algo MUITO caro e a gente tinha o recurso de baixar todas as mensagens, desconectar, ler e responder tudo, e depois conectar novamente para enviar os nossos e-mails. Isso era bacana, mas esse tempo já passou, porém ainda é hábito de muita gente.
A questão é que essa galera ainda usa e-mail como se estivesse nos anos 90! Caixa postal cheia, auto-resposta, confirmação de recebimento, back-up de mensagens… tudo isso já era, mas esse povo insiste em se comportar como isso ainda fosse uma realidade atual. E não estou falando só do adolescente, o vovô e a titia, estou falando de empresas, funcionários, diretores, CEO e o escambau! O fato é que as pessoas usam muito mal o e-mail! E o pior é que botam a culpa na ferramenta, quando na verdade o erro está em nós mesmos!
Eu remo contra a maré. Respondo TODOS os e-mails, e todas as minhas tarefas são iniciadas através dele e mesmo assim, consigo ser produtivo. Quem me conhece pessoalmente sabe do que estou falando a verdade e não estou exagerando. Nesse momento enquanto escrevo esse artigo há dois e-mails que já vi do que se tratam e vou me preparar para respondê-los na seqüência sem pressa.
Mas eu nem sempre fui assim. Eu era O CARA DESORGANIZADO (em caixa alta mesmo pra sentirem o quanto)!!! E aprendi com o tempo, com erros e acertos e muita leitura e hoje eu até palestro sobre o assunto (Domingo passado participei do BlogCampRJ 2011 – veja o meu slide aqui). Enfim, vou listar abaixo alguns dos itens que eu acho fundamentais no uso de e-mail e gostaria que vocês comentassem as suas impressões para que a gente possa aumentar ainda mais o tema. Vamos lá:
“Configurações”, um eterno estranho.
É um hábito meu. Toda vez que eu começo a usar QUALQUER SOFTWARE eu entro em configurações ou perfil e edito-o. Sempre há algo que podemos aprender ou melhorar na experiência de uso dessa aplicação apenas entrando nas configurações e lendo as funções básicas. Quando crio um e-mail para o cliente no Webmail eu sempre formato as melhores funções para que ele possa usá-lo da melhor maneira possível. Funções como “cópias”, “auto-respostas” precisam ser ajustadas, e até mesmo “senhas”, que em geral as pessoas mantém a padrão, eu as mudo, e de preferência, em formato bem difícil.
Afinal, você é empresa ou é pessoa física?
Outro erro bastante comum é o funcionário usando e-mail da empresa de forma pessoal. Quem nunca recebeu e-mail com correntes em PPT de funcionários usando o e-mail corporativo? Além de encher o saco dos outros com mensagens que não são relevantes para a gente, eles ainda colocam em risco a segurança da rede da empresa usando outros endereços de e-mail na cópia oculta que podem ser usuários com enorme potencial de propagação de vírus e trojans da vida! E esse mal hábito não se restringe somente aos funcionários. Diretores também usam e-mail de forma particular e “aí do suporte reclamar sobre esse uso com o patrão”!
O que é que você está falando cara?
“Assuntos” mal escritos ou sem definição clara, dão margem a ruidos na informação e podem multiplicar a quantidade de réplicas enormemente! Quando não se define bem o assunto do e-mail ele acaba caindo no lugar-comum da caixa de entrada, onde em geral, todos são intitulados como “Urgente”! Dessa forma, o “peso real” que o e-mail deveria ter, cai por terra. E os que são realmente importantes são colocados pra depois, e outros que possuem o “rótulo da urgência”, em geral passam a frente de outros desnecessariamente.
E-mail tudo ao mesmo tempo agora!
Você já recebeu e-mail com vários assuntos distintos? Normalmente o “subject” só trata de apenas 1 deles, e aí quando você lê, tem tanta coisa pra responder que nem sabe por onde começar! Quando alguém envia uma mensagem com “uma lista” é mais fácil de responder. Mas o que eu estou falando é do tema macro da mensagem. É comum recebermos e-mail que falam de assuntos de trabalho, pessoal e outros temas em paralelo. A gente responde a parte que é possível e o deixamos pendente na caixa de e-mail. Seria muito mais fácil se fosse criado um e-mail para cada tema e aquele que estivesse pendente seria colocado numa pasta adequada para aquele assunto.
Agora, se há várias coisas dentro de um TEMA ÚNICO no e-mail que precisam ser respondidos, eu recomendo que você o faça usando uma outra cor diferente da padrão abaixo do parágrafo, tipo vermelha. Isso ajuda o leitor a entender o contexto do assunto e agiliza muito o processo!
Responder e-mail criando uma nova mensagem.
Esse é outro vício enorme das pessoas! A vantagem de “responder” um e-mail é trazer o contexto do assunto da conversa anterior. Afinal, gerirmos muitos e-mails ao dia e ficar lembrando do assunto que originou aquela sua resposta, sem a minha mensagem original, a princípio pode parecer bem tranqüilo de administrar quando olhamos o cenário isoladamente. Mas no contexto real, é que há muita coisa para ler e clicar no botão “responder” é sem dúvida a melhor alternativa.
Agora, se esse e-mail pode servir para uma outra pessoal, nada melhor do que o botão encaminhar. Vejo gente COPIANDO ou REESCREVENDO o e-mail criando uma nova mensagem para enviar ao 3º contato. É inacreditável, mas é verdade! Parece que esse povo acha que a única forma de escrever e-mail é clicando no botão “CRIAR E-MAIL”!!!
Oi tudo bem? Tô ligando pra saber se você recebeu o meu e-mail!
Com certeza é o hábito que mais me causa raiva nas pessoas! A velocidade da Internet nos deu um senso de urgência que não existe! As pessoas agem como se TODOS estivessem usando um e-mail do BOL na época em que a conta era de 10Mb e não aparecia nenhum erro quando dava alguma coisa errada!
Se você enviou o seu e-mail e não recebeu nenhuma mensagem de erro do servidor, o seu e-mail foi entregue. Simples assim! Não precisa ligar perguntando. Já houve situações que a ligação foi mais rápida do que o próprio e-mail!
Dilema mundial: Porque as pessoas deletam e-mails?
Hoje em dia, qualquer servidor MEQUETREFE tem contas de e-mail de 2Gb para cada conta de e-mail. Isso meus amigos, é mais do que suficiente para troca de mensagens mesmo contendo arquivos em anexo (desde que haja bom senso ao enviar arquivos de certos tamanhos, ok??!!!).
Se o seu servidor de e-mail anda lotado, substitua-o pelo Google Apps for Business e seja feliz! O meu GMail gratuito não é Apps, e eu o tenho desde o começo e está com 66% de uso da sua capacidade total (Atualmente com 7.622Gb). Além de mais seguro que a maioria do que vemos por aí, ainda usa o melhor motor de busca do mundo para encontrar as suas mensagens mais antigas. E se você usa o navegador Firefox ou Chrome dá até para colocar uma extensão que permite inserir aquela sua assinatura de e-mail com imagens.
Então frases como “poxa, não achei o seu e-mail, me envia novamente” são inadmissíveis hoje em dia! Ao fazer isso, você está atestando a sua incapacidade de gerir e-mails.
E por fim, a “Orkutização” no e-mail!
Nunca, nunca, nunca, nunca e nunca use o Incredimail. Acesse o link e veja se dá para uma empresa usar esse software no seu e-mail corporativo! Pois é, pois eu já atendi muitas que usam! E por favor, revise o seu e-mail antes de enviá-lo! Ninguém merece receber uma mensagem cheia de erros de português!
Abraços e até o próximo artigo!
